Sanal Asistanlık Nedir?

Sanal Asistanlık Nedir?

Sanal Asistanlık, bu günün teknolojisinin sağladıkları ve özellikle de internet sayesinde, parmaklarımızın ucundan zaman ve mekan sınırı olmaksızın sağlanmakta olan bilgi akışının avantajını kullanarak gerçekleştirilen yeni bir çalışma şeklidir. İşverenler ile kurdukları güçlü ilişkiler, Sanal Asistanlık çalışmalarının her uzaklıktan gerçekleştirilmesine fırsat vermektedir. İşveren Sanal Asistanla çalışmasını ne kadar arttırırsa, karşılıklı güven ve saygıya dayalı bu ortaklıkla erişilebilecek başarı da o kadar büyük olacak, güven ve saygı içerisinde yapılacak olan işler Sanal Asistanların başarısını ve gelecekte yapılacak işlerin sayısını arttıracaktır. 1990′ larda bilgisayar endüstrisinin büyümesi ve aynı dönemde şirketlerdeki küçülmeler ile 1995’te Sanal Asistanlık profesyonel bir meslek olarak başlamıştır. “Sözleşmeli çalışanlara” doğru olan güncel eğilim, bu mesleğin sürekli büyümesini ve gelişmesini desteklemektedir. Sanal Asistanlık hizmetlerinden her büyüklükteki sirket/işveren yararlanabilir.

Sanal Asistan Kimdir?

Sanal Asistan (Virtual Assistant), elektronik ortamda yapılabilecek hizmetleri profesyonel olarak sağlamaya istekli, fiili olarak işverenin ofisinde çalışmayan, bunun yerine kendi ofisinden veya kendi ev-ofisinden çalışan kişidir. Sanal Asistan (SA), kendi ”Sanal İş”inde tam zamanlı veya part-time olarak çalışabilir. Sanal Asistanlar yaptıkları işte profesyoneldirler. Sanal Asistanlar, geniş bir yelpazede işle ilgili ve idari hizmetleri sunan, çok iyi uzmanlaşmış bağımsız yüklenicilerdir. Sadece farklı sektörlere çeşitli hizmetler ve ofis destek hizmetleri sunmakla kalmaz, işverenle işbirliği içinde de olurlar. Sanal Asistanlar sadece asistanlarınız değil aynı zamanda başarıya giden yoldaki partnerlerinizdir! SA’lar müşterilerine partner olarak onlarla karşılıklı saygı ve güven üzerine yapılanmış ve ortak bir amaca, yani işin başarısına yönelik güçlü ve benzersiz bir ilişki geliştirirler.

Sanal İşveren Kimdir – (Sİ)?

Sanal İşveren, belirli işlerin Sanal Asistanların yardımıyla yapılmasına gereksinimi olan kişi veya şirkettir. Çoğu zaman, Sanal bir İşveren bir projeyi komple olarak yüklenir ve onun parçalarını üçüncü şahıslara görev olarak vererek taşeronluk hizmeti alır. Bazı durumlarda ise, Sanal işverenler, kendi özgeçmiş yazıları, yeni evlerinin çizimleri, rapor yazıları, vb. gibi kişisel gereksinimleri için bir Sanal Asistanla çalışmak isterler. Sanal İşveren küçük bir girişimci, evinden çalışan bir girişimci, ev-ofis veya küçük ofis sahibi olabileceği gibi büyük bir şirket de olabilir. Bazen sanal iş (e-business) ortamında çalışan bir kişi hem “Sanal İşveren” ve hem de “Sanal Asistan” konumunda çalışabilir. Bu durum özellikle, birden fazla kategoride veya alt kategoride hizmet sağlanmasını gerektiren büyük ve kapsamlı işler alındığında gerçekleşir.

Sanal Asistanın Görevi ve Rolü Nedir?

Daha öncede belirttiğimiz gibi Sanal Asistanlar, bugünün teknolojisindeki gelişmeleri, özellikle de internet ile bilgi akışını kullanarak, iş yönetimi işlemlerini oluşturmak, uyarlamak ve sağlamaktan, çeşitli projelerle ilgili işlerin gerçekleştirilmesine, beyin fırtınasına, pazarlamaya, araştırma çalışmalarına, iş stratejileri geliştirmeye, takım oluşturmaya kadar uzanan pek çok konuda hizmet vererek işverene destek olurlar. Onlar, işinizin büyümesi ve gelişmesine katkıda bulunan partnerlerinizdir. Sanal Asistanlar müşterilerine çok çeşitli hizmetler sunmak için gerekli niteliklere sahiptirler ve işteki amaçlarınızı daha iyi desteklemeye yönelik yardımcı kaynaklar ve araçları önerebilir ve/veya kullanabilirlerler. Girişimcilerin pek çoğu çok fazla rolü birarada üstlenmiş durumdadırlar. Sanal Asistanın görevi, bu rolleri işverenden alarak ya kendilerinin üstlenmesi ya da işverene “işlerinin içinde” değil de “işlerinin üzerinde” çalışabilmeleri için gerekli zaman ve alanı bulmalarına fırsat verecek doğru kaynağı bulmaktır; kısaca söylemek gerekirse işverenin işleri içinde kaybolmasını önlemek için destek hizmetleri vermektir. SA’nın rolleri ve görevleri iş genişledikçe ve değiştikçe genişleyip değişmekle birlikte, işle sınırlı olmayıp işverenin kişisel bir seviyede desteklemesini de içerebilir.

Sanal Asistan ile Çalışmanın Faydaları:

Sanal Asistan (SA), sanal iş destek hizmetlerinde uzmanlaşmış, kendi işinde serbest çalışan bir girişimcidir. Sanal Asistan işverenin ofisinden çok uzakta olsa bile onunla birlikte çalışabilir. Sanal Asistan dünyanın herhangi bir yerinde olabilir! Klasik ofislerde yapılan pek çok iş, Sanal Asistanlar tarafından onların kendi ofislerinde veya ev-ofislerinde gerçekleştirilebilir. Onlarla iletişim kurmak için telefon, e-mail, faks, posta, vb. gibi araçlar kullanılabilir. Dosyalar e-postaya eklenerek, disketlerle, CD’lerle paylaşılarak değiş-tokuş edilebilir, aktarılabilir. Geçici personelin aksine, Sanal Asistanların birer partner gibi çalışması, işverenlerinin işlerini öğrenmelerine ve uzun dönemde o işin başarısında pozitif bir etki yapabilmelerine olanak verir.

• Sanal Asistanlar sizi pazarlama ve müşteri ilişkileri konusunda destekleyebilirler.
• Birçok Sanal Asistan web tasarımı ve arama motoru optimizasyonu konusunda uzmanlaşmıştır. Bir Sanal Asistan ile çalıştığınızda, sanal asistanınız işin detaylarını iyi bildiği için, web sitenizin güncel, çekici ve etkili bir içeriğe sahip olmasını sağlar.
• Sanal Asistan sizin sunumlarınızı çok daha profesyonel, parlak, düzenli ve özenli hazırlamanızı profesyonel şekilde destekler ve böylece dinleyenlerin ilgisini çekmenizi, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi tanıtmanızı çok daha kolay hale getirir.
• Sanal Asistan, yazışmalar, metin yazıları, kitap yazımları, vb. gibi alanlardaki düzeltme, düzenleme ve yazım işlerinizde etkin bir yardımcınız olabilir. Bu da, çok daha profesyonel olmanızı sağlayarak pazardaki iletişimizde önemli rol oynar.
• Sanal Asistanınız bütün fatura işlemlerinizi, ödemelerinizi, faturalarınızı devralıp tüm muhasebe işlemlerinizi gerçekleştirebilir. Böylece onlar muhasebe ile ilgili tüm işlemlerinizile ilgilenirken siz de işinizle ilgili önemli kararlar verebilirsiniz.
• Sanal Asistanlar şirket organizasyonlarınızı planlayabilir çeşitli eğlence ve gezi turları organize edebilir. Böyle bir organizasyonu, hazırlık aşamasındaki sıkıntıyı yaşamadan düzenleyebilmenin ne kadar eğlenceli olacağını düşünün…
• Uzman Sanal Asistanlar size projelerinizin çeşitli aşamalarında farklı biçimlerde teknik destek verebilirler. Örn: teknik çizim, tasarım, fotoğraf düzenleme gibi.
• Sanal Asistanlarla sadece ihtiyacınız olduğu zamanlarda proje bazlı çalışabildiğiniz için bu size para tasarrufu sağlar. İşverenler sadece yapılan iş bazında para öderler ve ekipman, tedarik, sürekli maaş gibi maliyetleri yüklenmezler. Bunu nasıl bir tasarruf olduğunu düşünebiliyor musunuz!
• Sanal Asistanlar kendi ofislerinde çalışan bağımsız yüklenicilerdir. Bu bağlamda sizin mekandan tasarrufunuzu sağlarlar.
• Sanal Asistanlarla çalışmak size zamandan tasarruf sağlar. Çünkü, işe yeni bir eleman almak, geçici bir yardımcı bulmak ve yeni personelin yetiştirilmesi gibi işler için zaman harcamak zorunda kalmazsınız.
• Sanal Asistan randevularınızı organize edebilir, iş takviminizi idare edebilir, birikmiş işlerinizi üstlenebilir ve bu sayede işinizin pürüzsüz yürümesine yardımcı olabilir.

Doğru Sanal Asistan Seçimi:

Doğru seçilen bir Sanal Asistan ile çalışmak, birini ofis elemanı olarak işe almaktan daha zordur. Sanal çalışmanın özellikleri nedeni ile genellikle bu sahısla yüz yüze gelemezsiniz. Bu şartlar altında, Sanal Asistanların sizi kandırmadığına veya doğru Sanal Asistanı işe aldığınıza emin olabilmeniz için kendinize bazı sorular sormanız gerekmektedir:

• Benim projemin özellikleri nelerdir?
• Yurtiçinden bir Sanal Asistan ile mi yoksa yurtdışından bir Sanal Asistan ile mi çalışmalıyım? Bu kararın avantajları ve dezavantajları neler olacak?
• Sanal Asistan ile düzenli toplantılar yapmam gerekiyor mu?

Sanal çalışmanın doğasından ötürü lokasyon önem teşkil etmemektedir. Sanal Asistan bir ofis çalışanının yerine getireceği pek çok görevi yapabilir. Günlük faliyetlerinizi düzenler, raporlamalarınızı yapar, e-mail trafiğinizi gerçekleştirir, yolculuk düzenlemelerinizi yapar, projelerinizde teknik çizim desteği verir, fotoğraflarınızı düzenler, vb.. Eğer yurtiçinden veya kendi yörenizden bir Sanal Asistan ile çalışmaya karar verdiyseniz, bunu yapmakla ilk olarak seçeneklerinizi sınırlandırdığınızın farkında olmalısınız.

Bu karar doğrultusunda ikinci olarak Sanal Asistanların web sitelerini inceleyin ve bir çok Sanal Asistan ile iletişim kurup onlara amacınızı, işinizi, özet olarak projenizi anlatan ve onlardan da özetle yaptıkları işi, çalışma yöntemlerini, ücret ve ödeme koşullarını öğrenmek istediğinizi belirten bir bilgi ve teklif istemi gönderin ve sonra da gelen yanıtları inceleyin.

Üçüncü olarak, kararınızı 2 veya 3 Sanal Asistan arasında vermeye çalışmalısınız. Bu aşamada onlarla telefon görüşmesi yapmanız e-postalardan çok daha ikna edici olacak, Sanal Asistanın sizin için uygun olup olmadığı hakkında fikir verecektir. Sanal iş ilişkilerinde Sanal Asistana güvenmeniz çok önemlidir ve bu ilişki elemanlarınızla aynı ofiste çalışmanızdan çok farklıdır. Sanal Asistanızın sizin için yeterli ve gerekli donanıma sahip olduğundan, onun becerilerinin ve deneyiminin projenizle örtüştüğünden emin olmalısınız. Sanal Asistanların da sizin onlar için doğru müşteri olup olmadığınızı değerlendirmeleri gerekir. Diğer bir önemli konu da Sanal Asistanın niteliklerinin sizin için uygun olup olmadığıdır. Web sitelerini araştırın, profillerini inceleyin ve diğer müşterilerin de takdir ve tavsiyelerinin bulunduğu adayları gözden geçirin. Eğer gerek görürseniz önceki işverenlerinden biriyle görüşmeye çalışabilirsiniz.

Dördüncü aşama işe başlamadan önce her iki tarafın da şartlarının yazılı olduğu bir sözleşmenin yapılmasıdır. (İşin başlangıç – bitiş tarihi, ödeme miktarları ve ilgili tarihler, işin alınma ve gönderilme yöntemi, karşılıklı beklentiler ve işe özel şartlar gibi) Tüm bunların ardından, Sanal Asistan projeniz üzerinde çalışmaya başladıktan sonra periyodik olarak onun ilerlemesini kontrol edin ve bir problem olup olmadığını sorun, iletişimi koparmayın.

Kaynak: http://www.pedva.net/vemployment.php?&lg=tr