Sanal Asistanla Çalışmaya Karar Vermek

Sanal asistanla çalışmaya karar vermek önemli bir aşamadır ve doğru şekilde karar verdiğinizde hayatınız inanılmaz derecede kolaylaşacaktır.  Fakat iş sadece sanal asistanla çalışmaya başlamakla bitmez, bir çok insan için görev delege etmek, insan yönetmek öğrenilmesi gereken bir beceridir.

Sizlere bu konuda biraz ipucu vermek istiyorum 🙂

Öncelikle günlük ve haftalık işlerinizi yazarak hangilerini delege edebileceğinize bakın. Bunları belirledikten sonra bu işlerin sizin için nasıl, ne zaman, hangi sıklıkta yapılması gerektiğini adım adım belirleyin, böylece sizin adınıza eksiksiz olarak yapılabilsin.

Sanal asistanınız için bir iş tanımı yazın; şartlarınızı ve ideal adayın özelliklerini tanımlamış olursunuz.  Böylece  hem karşı tarafa kendinizi tanıtmış, hem de beklentilerinizi  paylaşmış olacaksınız.

Her ne kadar ofisinizde sizin için çalışacak kanlı canlı bir asistan daha iyi olsa da ya da uzun çalışma saatleriyle herşeyi kendi kendinize yapmaya çalışmak,  bir sanal asistan sizin için maliyetleri düşürecektir. Ancak şunu unutmayın, ne öderseniz onun karşılığını alırsınız. Size diğerlerine oranla daha düşük teklif verenler, belki de sizin yazdığınız iş tanımını anlamadı bile. Aynı zamanda yüksek fiyatta her zaman kalite garantisi değildir ancak  düşük teklif genelde bir hayal kırıklığı ve uzun dönemde de daha yüksek maliyet olarak sonuçlanacaktır.


Ekibe yeni katılan birisinin takıma alışmasının zaman alacağını unutmayın. Her yeni çalışanın şirket içinde öncelikli olarak oryantasyon gibi eğitimler aldığını ve bunun sanal asistanınız içinde geçerlidir ve bu konuda ona destek olun.

Gerçek hayatta muhasebecinizin hem toplantılarınızı organize etmesini, hem kurumsal web sayfanızı yönetmesini, hem de müşteri ilişkilerini yürütmesini beklemezsiniz değil mi? O zaman sanal asistanınızdan da bunu beklemeyin 🙂 Her profesyonel çalışan gibi sanal asistanların da genelde uzmanlaştıkları alanlar vardır, kendi iş tanımınıza en uygun uzmanlaşmış olanla çalışarak her ikinizde mutlu olabilirsiniz.

Sanal asistanla çalışmanın bir diğer önemli sebebi de zaman yönetimi ve tasarrufudur. Ancak ilk kez sanal asistanla çalışanlar, benim için çalıştığından nasıl emin olabilirim düşüncesiyle aşırı detaycı ve müdahaleci davranarak bu faydayı sağlayamamaktadır. Bunun üstesinden gelmenin en iyi yolu, günlük raporlamalar olacaktır. Böylece sürekli kontrol etmek zorunda kalmazsınız.

İlk Müşteriyle Çalışmak

Gecen yıl Nisan ayında başladığım blog yazılarımın bir meyvesi olarak ilk müşterim Şubat başında bana ulaştı ve birlikte çalışmaya başladık. Geçen bir ay içerisindeki ilk izlenimlerimi paylaşmak istiyorum.

Kurumsal çalışmak ve home ofis çalışmak oldukça farklı. Kurumsalda bir çok kaynak elinizin altındayken, evden çalıştığınızda kaynaklarınızı siz kendiniz yaratmalısınız. Gelişen teknoloji ve internet sayesinde birçok program mevcut ancak hangisini ne için kullanacağınızı bilmek ve müşterinizi buna yönlendirmek oldukça önemli.

Planlama en önemli konu, benim gibi bir çok işi aynı anda yapıyorsanız (annelik, ev hanımı ve home ofis iş ) zamanınızı iyi planlamak cok önemli bir kilit noktası. Müşteriyle geçireceğiniz zamanı ve onun için yapacaklarınızı iyi planlamalı ve ona ayırdığınız süreyi etkin kullanmalısınız. Yoksa günün sonunda bir ev dolusu iş ve müşteriniz adına tamamlanmamış işler içerisinde kaybolabilirsiniz.

Resim

En önemli konulardan biri de  ücretinizi belirlemiş olmak, evet ortada harcadığınız bir emek ve zaman söz konusu olduğunda bunun parasal karşılığını almak herşeyden önemli.  Ücretinizi saat başı, paket ya da müşterinizle birlikte geliştirdiğiniz başka yöntemle nakite çevirmelisiniz. Mutlaka önceden kafanızda belirlemiş olduğunuz bir değer olmalı. Böylelikle hem hak ettiğinizi alabilirsiniz, hemde evden çalışarak hem üretmiş, hemde kazanmış olursunuz.

Resim

Türkiye’de Sanal Asistanlık

Image

Türkiye’de özellikle İstanbul’da son yıllarda kiralama ofis hizmetleri oldukça yaygınlaştı. Bir çok lokal ve orta ölçekli şirket İstanbul’da ofisleri olması ve müşteri portföylerini genişletebilmek adına şirketlerden hizmet alıyorlar.  Yıllık olarak ödedikleri bir bedel karşılığında ofis, toplantı odası, posta ve sekreterya hizmetleri alıyorlar.

Türkiye’de sanal asistanlık çok yeni ve niş olmasına rağmen, ofis kiralama hizmeti gibi zamanla tanınacağını ve kullanılacağını düşünüyorum. Henuz herkes kanlı & canlı ofiste bir asistan talep ediyor 🙂

İnternet üzerinden iş yapanlar, farklı şehirlerde iş yapanlar,  farklı ülkeler üzerinden iş yapanlar zamanla bu kavramla tanışacak ve alışacaktır. Çok olmasa da linkedin üzerinden ulaştığım bu profilde çalışanlar mevcut ve yaygınlaşması en büyük temennim 🙂

Image

Girişimciler İçin İş Fikri -Sanal Asistanlık

Görsel

Sanal asistan diğer küçük işletmeleri, girşimcileri destekleyen ve onlara  idari, yaratıcı ya da teknik konularda hizmet sunan bir girişimcidir.

Küçük işletmeler için bu tür hizmetleri dışardan satın almak giderek yaygınlaşmaktadır.  Küçük işletmeler ve girişimcilerle işbirliğinde başarılıysanız ve hızlı düşünüp, çabuk karar alabiliyorsanız, kontrol sağlamayı ve dağılmış prosesleri iyileştirmeyi seviyorsanız, sanal asistanlık sizin için iyi seçenek olabilir.

Avantajlar

  •  Evden çalışma konforuna sahip olacaksınız.
  •  Evinizde bir çalışma alanınız varsa, başlangıç maliyeti oldukça düşüktür.
  • Müşterilerinize genel  iş anlamında hizmet verebilir ya da emlak, sosyal medya, internet   marketing gibi belirli alanlarda uzmanlaşabilirsiniz.
  • Esnek çalışma saatlerine sahip olduğunuz bir işiniz olur.
  • Internet üzerinden  kolaylıkla ulaşabileceğiniz yetenek, bilgi ve tecrübenizi artıracak ve geliştircek yüzlerce kaynak mevcut.
  • Sanal asistan olmak için özel bir eğitim ya da sertifikaya ihtiyaç yoktur.
  • Müşterileriniz için sürekli ve gelişmekte olan hizmetler sunabilir ve uzun süreli iş ilişkileri kurabilirsiniz.

Dezavantajlar

  • İlk başlarda müşteri bulmakta zorlanabilirsiniz.
  • Sizden çok daha düşük ücretle çalışan kişilerle (Malezya, Pakistan)  rekabet etmek zorunda kalabilirsiniz.
  • Doğru ücretlendirmeyi yapmak zor olabilir.
  • Teknolojiyi sürekli takip etmeli ve kendinizi bu konularda güncel tutmalısınız.

Görsel

Sanal Asistan Size Nasıl Yardımcı Olur?

Tek Başına İş Yönetmek Zor Olabilir
Düzenli Olmak Fayda Sağlar

va-9
Düzenli ve organize olmak size zaman, para ve akıl sağlığı sağlar.
İş maillerinizi cevaplamak saatleriniz alıyor, ofisiniz evraktan geçilmiyor, bir basın bülteninin teslim tarihini atladınız ya da müşteri hizmetleri/satış sonrası hizmetleriniz sıkıntıda olabilir. Tüm bunlar için sanal asistan size yardımcı olabilir.

Benim neden sanal bir asistana ihtiyacım olsunki sorusunun cevabını aşağıda bulabilirsiniz.

E-mail Yönetimi : Sanal asistan sizin e-maillerini farklı yöntemlerle yönetebilir. Direkt kendi e-mailine yönlendirebilir, sizin web siteniz üzerinden ulaşabilir ya da siz uygun gördüklerinizi kendisine gönderebilirsiniz. Nasıl bir yöntem izleyeceğiniz tamamen size kalmış, bu size saatler kazandırabilir ve böylece hem önemli maillerinizi kaçırmamışhem de cevapsız bırakmamış olursunuz.

Siz Uzaktayken Posta Yönetimi : Uzun sureli seyahetlerinizde, mektup ve faturalarınız posta kutunuza gelmeye devam edecektir. Bunları sanal asistanın vereceği adrese göndertebilir ve bu sure içinde gereksiz olanların ayıklanıp, sizin için önemli olanları, faturaları scan edip, email ile gönderip size postalarınız hakkında güncel bilgi verebilir. Böylece ödemeler ve faturalar atlanmaz ya da gecikmez.

Parola/ Şifre Yönetimi : Her web sitesinin bir kullanıcı adı ve şifre gerektirdiği günümüzde tüm bu bilgileri kaybetmek ya da unutmak mümkün. Bu bilgileri asistanınıza yollarsanız, sizin için tüm bu bilgileri güncel ve kolay ulaşılabilir şekilde sizin için düzenleyebilir.

indir

Müşteri Kayıtları: Müşterileriniz hakkında tüm bilgilerin olacağı bir dosya hazırlayabilir. Sizin gönderdiğiniz bilgiler doğrultusunda en guncel halde tutup, gerektiğinde her türlü bilgiye ulaşmanızı sağlayabilir.

Müşteri D.günleri: Günümüzde müşteri odaklıolmak oldukça önem kazandı. Müşteri/danışanınızla irtibatta olmak için en iyi yollardan biri doğumgünü için ufak bir kart göndermek, yılbaşı kutlaması göndermek ya da bir teşekkür notu göndermektir. Müşteriniz bu ince düşünceyi mutlaka beğenecektir ve bunu taktir edecektir. Sanal asistan listeyi sizin için oluşturabilir ve bu tarihlerde kart göndermeyi unutmamamnızı sağlar.

Tatil Zamanları:  Eğer  bir blog ya da online bir iş yürütüyorsanız, işiniz icabı basın bültenleri, blogunuz için temalı yazılar yazıyorsanız, önemli günler ve tatil dönemlerinde temalı yazılar yazmanız işiniz için oldukça önemlidir. Hepimiz Yılbaşı, Anneler günü ya da Sevgililer gününü biliyoruz ama daha az önemli ya da az bilinen günler hakkında yazılar yazmak isizin için bir artı olabilir. Sanal asistan bu konularda size önceden bilgi ve gerekli linkleri sağlayabilir, gerekli hazırlıkları yapabilmeniz için öncesinde bilgilendirebilir ve sizin için bir listesini tutabilir.

Randevu Almak/ Hatırlatmak: Çok basit görünmesine rağmen, bazı günler sizin için çok yoğun ve hızlı geçebilir. Sanal asistan sizin adınıza telefonlarınızı cevaplayabilir, sizin adınıza aramalar yapabilir, takviminizi düzenleyip, yönetebilir. Daha da iyisi takviminizdeki toplantı/ görüşme ve deadlineları size e-mail ya da telefon yoluyla hatırlatabilir.

Evrak Taraması ve CD’ye kopyalanması: Eğer ofisinizde çok fazla evrak varsa ve düzen yoksa bunları daha rahat yönetmek, kontrol edebilmek ve aynı zamanda çevreci olabilmek için sanal asistanınız size yardımcı olabilir. Evrakları tarar, CD’ye aktararak depolar ve bunu size ulaştırır.

Müşteri Portföyünüze Ödeme Hatırlatması: Sanal asistan sizin adınıza müşterilerinize ulaşıp, ödemeleriyle ilgili arkadaşça bir hatırlatma yapabilir.

Renkli Dosyalama Sistemleri: Sanal asistan yanınızda olmamasına ragmen, sizin için bir dosyalama sistemi kurabilir. Evraklarınızı gönderirsiniz, ihtiyaçlarınızı anlatırsınız ve size özel bir renk kombinasyonuyla herşeyi daha kolay bulmanızı sağlayan ve evrak kaybına son veren size özel bir dosyalama sistemine sahip olursunuz.

Sanal bir asistanın size yardımcı olabileceği konularda limit sizsiniz, ihtiyacınızı belirleyip, ona gore bir hizmet talebinde bulunabilirsiniz. Böylelikle işinize, müşterilerinize ve özel hayatınıza veya işinizi için önemli olduğunu düşündüğünüz bir çok başka konuya daha çok zaman ayırabilirisiniz.