Bahaneler Bahaneler …

2013 yılından beri serbest tam/yarı zamanlı sanal asistan olarak çalışıyorum. Bir çok insan telefon ya da e-mail ile nasıl sanal asistan olabileceğini veya bu konudaki çekincelerini paylaşıyor. İşte en çok duyduklarımı sizler için listeledim.

Ya Yeterince İyi Değilsem?

Kariyerinizi bir düşünün, eğer yeterince iyi olmasaydınız, sizi zaten işe almazlardı değil mi ? Sanal asistan olacak kadar iyi olmasaydınız, şu an bu yazıyı okuyor olmazdınız.

Hiçbir Yeteneğim Yok!
Tüm iş yaşamınız boyunca ne yaptınız? Çalıştınız ve mevcut yetenek ve becerilerinizi kullandınız. Tüm çalışma hayatım boyunca hiçbir beceri ya da yeteneği olmayan birisiyle karşılaşmadım.
Siz mevcut beceri ve yeteneklerinizin başkaları için değerli olduğunun ya da bunun için size ödeme yapabileceklerinin henüz farkında değilsiniz.

Asistanlar genelde herkesin birşeyler yapmasını istediği kişilerdir. Bu yüzden işleri yönetmektense, kendilerine söyleneni yapmaya alışkındırlar. Aslında eskiden yaptığınız işleri yapmaya devam ediyor olacaksınız ancak bu sefer gösteriyi siz yönetiyor olacaksınız.

Bu sadece iş yapışınızda ve kafa yapısında bir değişikliktir.

Yeterli Müşterim Olacak mı?

İlk başladığımda, herkes bana aynı şeyi söylüyordu. Bu şekilde kim çalışmak ister? Böyle bir iş mi var gibi çeşitli cümleler sürekli duydum, hala duyuyorum.

Dünyada sizinle çalışacak yeteri kadar insan var:)

Dünyada en az 10 kişiden fazla sizinle çalışmak isteyecek insan var- sadece onları bulmalısınız. Ve siz ilk kişiyi bulduktan sonra, gerisi çok daha kolay olacak. Çünkü artık sizinle çalışmak isteyenlerin kime veya neye benzediğini biliyorsun.

Kim olduklarını, hedeflerini, ne gibi zorluklar yaşadıklarını, online olarak nerede takıldıklarını, ne yapmaları gerektiğini, hangi organizasyonlara katıldıklarını, neler okuduklarını bliyorsunuz. – Tüm bunları biliyor olduğun için çok daha fazla müşteriye ulaşabilirsin.

Yeterli Çevrem Yok
Eğer Antartika da yaşamıyorsanız, mutlaka birilerini tanıyorsunuzdur. Bu yüzden kendi işinizi kurmamak için bu basit bahaneyi kullanamazsınız:)

Arkadaşlarınıza, ailenize, eski iş arkadaşlarınıza, mail gruplarına, Linkedin kontaklarınıza hatta tanımadığınız kişilerle bile bu konuda iletişime geçebilirsiniz.

Ya Yeterli Para Kazanamazsam?

Bu konu tamamen size ve sizin bu konuda ne kadar sıkı çalıştığınıza bağlı. Bir sanal asistanın, serbest zamanlı çalışanlardan hiçbir farkı yok- Hepimiz çalışmalıyız. Kırılma noktasına ulaşana kadar mevcut işinizden ayrılmayabilirsiniz. Eğer zaten sanal asistan olarak çalışıyorsanız, çalışarak, araştırarak, geliştirerek yeni müşteriler bulursunuz.

İşinizdeki başarı tamamen size bağlıdır. Şu an Türkiye’de bu şekilde çalışan çok fazla kişi yok. Bu büyük bir avantaj. Burada önemli nokta işin adında saklı ” sanal”:)

Kendi Yapabilecekleri bir şey için Neden Beni Tutsunlar?

İşte tam da bu sebeple insanlar ev temizliği için birisini bulur ya da  evde yiyebilecekken dışarda yemek yer. Evinizi kendiniz temizleyebilir ya da yemeğinizi yapabilirsiniz. Ancak bazen canınız yapmak istemez, bazen zamanınız yoktur, bazen de yapamazsınız.

İnsanlar sanal asistanlar ile çalışır, sizinle çalışmamalarının tek sebebi sizin onlara sunduğunuz hizmeti iyi belirlememiş olmanız, web sayfanızın ya da linkedin profilinizin kötü olması veya hatalarla dolu olmasıdır. Kısacası, daha önce bu şekilde insanlarla çalıştığınıza dair ortada bir kanıt yoktur:)

no-more-excuses

Benimle aynı işi yapan başka Sanal Asistanlar Var – Nasıl Öne Çıkacağım?

İnsanlar insanlarla çalışır, sen farklısın çünkü sen farklısın.

Kimseyi seninle çalışması için ikna etmene gerek yok, sen bir emlakçı değilsin. İnsanların yararlı ve işe yarar bulacağı yetenek ve becerilerin var. Sadece bu bilgileri onların önüne koyarak burada olduğunuzu haber veriyor ve ihtiyaçları varsa sizinle iletişime geçmelerini öneriyorsunuz.

Ayrıca, bazı insanlar (özellikle kadınlar) herhangi bir konuda iyi olduklarını söylerlerse, övündüklerini sanırlar. Ancak bu böbürlenme değildir, bu gerçektir!

Eğer bir konuda/ işte iyiyseniz, yıllarca yaptıysanız ve insanlar size bunun için para ödediyse, dürüstçe bunu diğer insanlara anlatma hakkına sahipsiniz.
Eğer siz büyük düşünmezseniz, kimse bunu sizin için yapmaz. Bir köşede oturup alçakgönüllü ve mütevazi olabilirsiniz ya da gerçekleri Linkedin profilinizde ya da blogunuzda sıralayarak bunlara bağlı olarak yeni bir müşteriler kazanabilirsiniz.

İdari yeteneklerim yeterli değil ve benden daha iyi insanlar var!

Evet, senden daha iyiler her zaman olacaktır ancak burada önemli olan senin yaptığın işte en iyi olmandan ziyade, müşterilerine yardımcı olacak zamanının olması, iyi iletişim kurmak, güvenilir olmak ve işini yapmaktır.

Dünyadaki en hızlı steno olabilirsin ancak güvenilir değilsen, müşterilerin ile iyi iletişim kurmuyor ve işleri zamanında yetiştiremiyorsan, en iyisi olmanın hiçbir önemi yoktur. Müşteriler bunun için para ödemeyecektir.

Aynı zamanda sanal asistanların en çok yaptığı şeylerden biri de, insanların kendilerinden neler isteyeceklerini düşünmeleri ve bu hizmetleri önermeleri. Gerçek bunun tam tersi!

Hangi beceri/yeteneklerin olduğuna, ne yapmak istediğine ve ne yapmaktan hoşlandığına karar vermeli ve sonra bunlara ihtiyacı olan müşterileri bulmalısın. Bu şekilde yaparsan, böylece mutlu olduğun işi yapar, hem de  yaptığın işe güvenen ve mutlu müşterilerin olur.

Herkes için kazan kazan olacaktır.

Teknolojik değilim ya da sosyal medya kullanmayı bilmiyorum.

O zaman böyle bir hizmet verme!  Öncelikli olarak iyi yaptığın konularda hizmet vermelisin. Eğer organizasyon konusunda iyi değilsen, bu konuda bir hizmet verme. Bu kadar net!

Ya Başarılı Olamazsam?

Ya başarılı olursan? Kendi işini kurmayı yeterince araştırmamış ve bu konuda çok istekli olmayabilirsin. Evet bu durumda başarısız olabilirsin. Bu da senin suçun olacaktır.

Fakat en kötü ne olabilir? Yeterli müşterin olana kadar part time başka bir işte çalışabilirsin ya da  mevcut işinde devam edebilirsin.

Ödülleri bu kadar güzel ve çokken, başarısız olursam diye yapmak istediğin bir işi yapmamak geçerli bir neden değil. Eminim böyle bir tavsiyeyi kendinde başkasına verirdin, bu sefer bu öneriyi kendin için al ve uygula!

Sanal asistan olma konusunda seni ikna etmeye çalışmak ya da bu konuda karar vermeni sağlamak benim işim değil. Sevdiğin ve istediğin işi yapmanın ödülleri çok büyük! İnsanlar sürekli kendisi işini kuruyor ve çalışıyor, bir kez karar verip adım attığında, asla geriye dönüp bakmayacaksın.

İş Yönetme Konusunda Hiçbirşey Bilmiyorum! 

Bende öğrenene kadar araba kullanmayı bilmiyordum. Yüzbinlerce insan kendi işini yönetiyor, eğer onlar yapabiliyorsa sende yapabilirsin.

Uzmanlık Alanım Yok ya da Benim Hizmetimi Almak İsteyen Olur mu?

Bu yüzden kararlı olun ve sorun. Herkese sorun, Linkedin gruplarında, sosyal medya da, heryerde online sorun.   İnsanlara bu konuda mail atın. Becerikli olun ve sorun hakkında düşünün. Eğer becerikli olmazsanız, başarılı bir serbest zamanlı çalışan olamazsınız.

En iyisi, benimle görüşme talep edin ve ben size bunu anlatayım.

Çok Gencim/ Yaşlıyım 

Kendiniz için çalıştığınız zaman kimse  kaç yaşında olduğunuza takılmaz. Önemli olan işi yapıp yapamayacağınızdır.

Çevrem Beni Desteklemiyor

Çevrenin seni onaylanması, izin ya da destek vermesi yapmak istediğin işi yapmana engel değildir. Bu senin hayatın, onların değil. Onların güvenli alanından çıkıyor olmanız sizin sorununuz değil . Onların yapamadıklarının altını çiziyor olsa bile siz hayallerinizin peşinden gidiyorsunuz.

Kendime Güvenmiyorum

Daha önce bu şekilde  çalışmadığın için kuşkuların/şüphelerin var. Çünkü bilmiyorsun ve bilmemek genelde korkutucudur. Ancak bu yazıyı okuyorsun değil mi ?  İçinde bir yer bu işi yapabileceğini biliyor, sadece bunun için olabildiğince çok  hazırlanmalısın. Şimdi büyük bir nefes al ve bunu yap. Hayat kısa, hiçbirşeyi erteleme.

download

Birgün Yapacağım -Zaman Doğru Olduğunda 

Birşeyi yapmak için doğru zaman hiçbirzaman gelmeyecektir. Eğer iyi bir sanal asistan olacağını düşünüyorsan, denemekle birşey kybetmezsin.  İşinden henüz ayrılma, çevrene idari/araştırma/ konun her ne ise bu konuda hizmet almak isteyen olup olmadığını sor, varsa çalış, faturalandır ve ödemeni al.  İşte serbest zamanlı çalışmak bu kadar basit ve kolay.

Şimdi kafanızdaki sze yardımcı olmayan ve snir bozucu o sese susmasını söyle, fazla düşünme ve hayatı kendi şartlarınla yaşa.

Not: Eğer eklemek istediğiniz başka bahaneler varsa, yorumlar bölümünde yazın, listeye ekleyip,neden saçma ve gereksiz olduğunu sizin için yazarım.

2015 Hazırlıkları Başlasın!

1. Masaüstünü Düzenleyin

İş ortamı önemliyse, bilgisayar neden farklı olsun? Çok kalabalık olmayan ancak pozitif ve güzel bir masaüstü teması seçin. Sizi rahatlatacağını düşündüğünüz renklerden seçebilir ya da bir kombinasyon yapabilirsiniz.

Masaüstündeki düzenlenmesi gereken bütün dosyaları Gelen Kutusu/ Inbox ya da size düzenlemesi gerektiğini hatırlatan başka bir isim vererek bu klasörde toplayın. Bu konuya 2 nolu önerimde geri döneceğim.

Masaüstü düzenlendiğinde, bilgisayarınız daha sakin hissetmeye başlayacaktır.

2.Dosyalarınızı Düzenleyin

Dosyaları nasıl düzenleyeceğiniz tamamen size bağlı bir konu ancak önerim hiyerarşik bir düzenleme yapmanız olacaktır. Örnek verecek olursam, İş ve Kişisel/Özel olmak üzere 2 ana başlık olmalı (eğer bilgisayarı ortak kullanıyorsanız)  ve burdan başlayarak alt başlıklara ayrılmalı.

Eğer  herşeyi masaüstüne kaydeden ve bunları sonra dosyalayacağım diyenlerdenseniz, masaüstüne mutlaka Gelen Kutusu/ Inbox gibi size daha sonra bunları düzenlemeniz gerektiğini hatırlatan bir klasör oluşturun. Bu tarz dosyaları buraya kaydedin ve haftada bir bu klasörün temizlenmiş olduğundan emin olun.

Bu konuda bir çok program ve yazı bulunmakta, daha detaylı bir çalışma için internette çok fazla kaynak mevcut.

Organize olmuş bir dosyalama/klasör sisteminin  yeni yılda birçok faydası olacaktır.

3. Kullanılmayanı Ayıkla

Kullanmadığın program ve uygulamaları bilgisayarından sil. İşletme sistemine uygun olarak sildiğinden emin ol.

Geçen yıl boyunca bilgisayarıma bir çok program ve uygulama indirdim. İhtiyacımı karşılamayan  ya da artık kullanmadıklarımı  hemen silerim ancak belirli aralıklarla daha detaylı bir temizlik yaparım.

Kullanmadığınız hiçbirşeyin bilgisayar/ tablet ya da telefonunuzda yer tutmasına gerek yok.

4. Kırtasiyeleri Gözden Geçirin. Bozuk/ Bitmiş olanları Ayırın

Mevcut kırtasiylerinizi gözden geçirmek için en güzel zaman! Bozulmuş, kırılmış  herşeyi atabilirsiniz.

Tükenmeye yüz tutmuş kalemlerinizi, bozulmuş zımbaları ” yeterince denersem bir gün çalışır” , ” zamanım olunca tamir ederim ” düşüncesiyle tutmayın.

En iyi parçaları seçin ve geri kalanından kurtulun. Hem yer kazanırsınız, hem de acil bir anda elinizi attığınızda her şey çalışıyor olur. Yeni yıl için ihtiyaçlarınızı belirleme şansınız olur.

Böylece önemli bir telefon görüşmesinde yazan bir kalem bulmaya çalışmak zorunda kalmazsınız!

5. İhtiyacınız Olmayan Postalama Gruplarından Ayrılın

Artık kullanmadığınız mail gruplarından ayrılarak,  daha temiz bir inbox/ gelen kutunuza kavuşabilirsiniz. 

Emin olamıyorsanız, bu gruptan gelen son 3 maili açıp açmadığınızı hatırlamaya çalışın. Eğer açmadıysanız, muhtemelen zamanı gelmiştir. Ayrılmadan önce bir 30 sn. düşünün ve sonrasında mutlaka ayrılın.

6. Fiziksel Dosyalama Sisteminizi de Yeni Yıl için Hazırlayın

Eğer varsa, fiziksel dosyalama sisteminizi de mutlaka yeni yıl için gözden geçirin ve hazırlayın.

Geçen yıla ait herşeyin doğru dosyalanmış olduğundan, muhasebe ve faturaların düzgün ve düzenli olarak ele alındığından emin olun.

Yeni dosyalara ihtiyacınız varsa, alın. Eski dosyaların atılması lazımsa, hemen imha edin.  Yeni yıl olmadan, eski yılla ilgili tüm dosyalamalarınızı bitirin.

Tüm bunları yoluna koyduğunuzda, yeni yıla başlamak için kendinizi çok daha  iyi ve hazır  hissedeceksiniz. 

7. Yeni Yılı Planlayın

Bunlar  illa “hedef“leriniz olmak zorunda değil ancak önümüzdeki yıl içinde çözmek ya da bitirmek istediğiniz işler olabilir.

Yılı çeyreklere bölerek planlamaya başlayabilirsiniz.

1. Çeyrek :

Abcd işini bitir.

vbc listelemesini yap. gibi

Bunları yazabilirsiniz ancak önemli olan mutlaka görebileceğiniz bir yerde olmalarını sağlayın, böylece yeni yıl içinde size yapmanız gerekenleri hatırlatacaktır.

Bunlar yeni yıl için yapacaklarım listesidir ve umarım sizlere de süper bir 2015 yılı hazırlıkları için yardımcı olur.

Sanal asistan nedir? Avantajları nelerdir?

Bugün sizlerle sanal asistanlığa dair bulduğum bir yazıyı paylaşmak istedim.

Günümüzde bütün sektörlerde rekabet oldukça ön plana çıktı. İş kollarının içine internet ve dolayısıyla E-Ticaret girdiği için, sabit giderlerini düşüren firmalar, ürünlerini de en dip fiyatlarla satar oldu. Dolayısıyla bu rekabete ayak uydurmak isteyen yeni katılımcı firmalarda, sabit giderlerini düşürmenin yollarını arıyor. Günümüzde bazı bankalar bile, faiz oranlarını, tüketici lehine arttırabilmek için, şubesiz bankacılığı deneme yoluna gidiyor. Durum böyle olunca da, verim kaybına uğramadan, maliyetleri düşürmek, ayrı bir uzmanlık alanı oluyor.

Yazımızın ana konusu olan, sanal asistanlığa gelirsek de, kurumsal kimliğinizi sergilerken, firmanızın iletişim çözümünü de beraberinde getiren bir sistem sanal asistan. Birçok KOBİ için, lüks kabul edilecek asistanlığın, gerekliliği es geçilemeyecek bir konu. Ama maddi elverişsizlikler, bu avantajı KOBİ’lerin kullanmasını engelliyor.

Sonuçlar böyle olunca da KOBİ’ler ister istemez, muadil sistem arayışlarına giriyorlar. Bu durumda da seçenekler 2’ye ayrılıyor.
* Sanal asistanın farklı bir lokasyondan da olsa, canlı bir insan tarafından verilmesi

* Asistanlığın, bilgisayar sistemine entegre, sanal makinelerce verilmesi.

İlk yöntemde çalışma şekli, belli bir konuma toplanmış sekreterya ve asistanlık hizmeti verecek kişiler. Abonelerinin müşterilerinden gelen aramaları, abonelerinin istedikleri şekilde karşılanması ve notların alınıp abonelerin bilgilendirilmesi esasına dayanır. Burada hizmeti verenlerin, tek bir binada olma zorunluluğu da yok. Sonuçta internet olan her noktada, size hizmet verecek bir sanal asistan çalıştırılabiliyor. Gelelim abone ayağına. Abone tarafında yapılan ise dış hattınıza bir cihazın bağlanması ve 2-3 telefon çalışından sonra, aramanın internet üzerinden hizmet alınan sanal asistanın önündeki telefona yönlendirilmesi. Bu sistemin avantajı, bir asistanın bulundurulması maliyetinden, daha alt rakamlara bu hizmetin alınabilmesi. Dezavantajı ise hala bu rakamlar, bir çok firma için yüksek kalırken, aynı zamanda abone tarafında mobilitenin tam sağlanamaması sayılabilir.

İkinci yöntem ise canlı insanın bulunmadığı, teknolojiyi biraz daha yoğun kullanan bir sistem olarak karşımıza çıkıyor. Burada her hizmet alan firma için, hizmeti veren tarafından mini ip santraller kurulmakta. İlk planda firmanın, bünyesine binlerce doları bulan bir alt yapıdan (bu alt yapının ayakta tutma ve güncelleme giderlerinden) kurtulması anlamına geliyor. Firmanın hatları sayısal hatlara çevrilerek, bu santrale entegre ediliyor. Böylece firma, bir ip santralin yapabileceği her özelliğe sahip bir konuma geliyor. Bu kısımdan sonra firmanın yapması gereken, sağlayıcı firmaya çalışma senaryosunu anlatmak ve sanal santral omurgasını ayarlanmasını beklemek. Sonrasında hattı kendisi için oluşturulan santrale yönlendiriliyor. Bir sonraki aşama, firmaya özel karşılama mesajlarının bir stüdyo ortamında seslendirilmesini sağlamak. Bu karşılama mesajları ve yönlendirmeler, firmanın kurumsal kimliğinin müşterilerine sergilenmesinde büyük önem taşıyor. Tüm ayarlamalar yapıldıktan sonra, sistem çalışmaya hazır hale geliyor.

Sistem neler yapabiliyor?

* Gelen aramaları, kurumsal kimliğinize uygun bir şekilde sanal sekreteriniz karşılıyor,

* Aramaları ister bir ip telefona, sabit bir telefona ya da bir cep telefona bağlayabiliyor.

* Ofis dışındaki bir cep telefonuna, ofisin şirket hattından gelen bir aramayı, bağlayabiliyor.

* Sadece bir cep telefonuyla bile, sanal asistan kullanılabiliyor.

* Tüm dünya üzerinde, birbiriyle sınırsız ve ücretsiz görüşebilen ve birbirine arama aktarabilen, dahili numaralar oluşturulabiliyor.

* Satış ya da pazarlama gibi ekiplerin personelleri, birbirinden ayrı yerlerde bile olsalar, santrale dahili olarak toplanabiliyorlar.

* Sadece 1 adet hatla (0850 ya da taşınan il kodlu bir numara) anlık 100 adede kadar karşılıklı görüştürebiliyor. (PBX’lere gerek kalmıyor;)

* Telekonferans ya da video konferans yapabiliyor. Konferansa katılacak olanlar, dahili hat, sabit hat ya da cep telefonu olabiliyor.

* Arayan müşterilerinin, ücretsiz bir şekilde kendilerini aramasını sağlayabiliyor.

* Cevaplanmayan tüm aramaların sesli mesaj olarak dahili abonenin mail adresine düşmesini sağlayabiliyor.

* Tüm gelen faksları otomatik olarak alıp, istenen mail adresine pdf formatında gönderilmesini sağlayabiliyor.

* Tüm görüşmeler istenirse kayıt altına alınabiliyor.

* Tüm yapılan görüşmelerin detayları ve ses kayıtlarının dinlenebilmesini özel web ara yüzünüzle yapabiliyorsunuz.

Tüm bu özelliklerin yanında, numaraların sanala taşınması durumunda, her taşınan hat için verilen sabit ücretlerinde, ödenmesine gerek kalmıyor. Birçok KOBİ’nin ihtiyacını fazlasıyla karşılayan sanal asistan sistemleri, özellikle home- ofis çalışanların, E-Ticaret firmalarının ve mobil olarak çalışanların ilgisini çekmektedir. Müşteriye özel hazırlanan senaryolar, bu sistemin kalbini oluşturmaktadır.

Kaynak: http://www.chip.com.tr/forum/sanal-asistan-nedir-avantajlari-nelerdir_t269841.html